KEGIATAN PENULISAN PUBLIC RELATIONS

A.Penulisan Press Release Press Release (PRL) adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi/perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Press Release atau News Release (pemberitahuan pers) merupakan kegiatan penulisan yang paling banyak dilakukan oleh praktisi PR untuk publikasi melalui media massa cetak (surat kabar dan majalah) dan media massa elektronik (tv dan radio). 

 

Penulisan PRL layak muat apabila cara menulisnya seperti halnya wartawan menulis berita langsung (straight news) dengan gaya piramida terbalik (inverted pyramid). Bentuk piramida terbalik sebagai berikut: JUDUL LEAD Sangat (5W + 1H) TUBUH Rincian Lead Kurang Latar Belakang dan Informasi Lanjutan Mengapa menggunakan piramida terbalik dalam penulisan Press Release? Ada tiga alasan untuk menjelaskannya, yaitu: 

• Pembaca dikategorikan sebagai orang sibuk dan mempunyai waktu yang singkat untuk mendapatkan berita-berita yang faktual.
• Redaksi media massa harus memotong Press Release tersebut tanpa mengurangi isi pokoknya. 
• Redaksi tidak mempunyai cukup waktu untuk membaca keseluruhan Press Release. Bivins mengemukakan format stndar PRL (Press Release) berdasarkan konvensi para praktisi PR yang tergabung dalam suatu asosiasi sebagai berikut: 

1. Tipe penulisan PRL harus jelas, ditulis di kertas surat tanpa hiasan di pinggir kertasnya. 

2. Margin adalah satu untuk satu dan setengah inci untuk semua bagian. 

3. Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas halaman pertama. Ditandai dengan blok termasuk alamat lengkap, nama kontak person (orang yang bisa dihubungi) biasanya orang yang menulis PRL, dan nomor telepon, nomor telepon hotline yang bisa dihubungi kapan saja (termasuk malam hari). Perlu diingat bahwa redaksi ingin membuat PRL anda dan meminta informasi lebih lanjut. Bila sudah dihubungi, PRL itu akan masuk keranjang sampah. 

4. Tanggal release tertera di margin kanan, sedikit lebih ke bawah dibandingkan margin bawah alamat yang diblok. Bagian ini memberikan kepastian informasi bagi redaksi dan waktu yang tepat untuk permuatannya. 

5. Penulisan judul ditulis dalam satu spasi dan digaris bawahi. 

6. Tubuh atau uraian PRL ditulis dalam dua spasi. 

7. Jika lebih dari satu halaman, PRL dibawah halaman dalam more (lagi-lagi) diletakkan dalam kurung atau tanda garis pisah. 

8. Halaman-halaman berikutnya ditandai dengan slug-line (kode) diikuti beberapa garis pemisah. Nomor halaman pada kiri atas. 

9. Akhir dari suatu tulisan PRL ditandai dengan beberapa cara misalnya membubuhkan kata “end” (tamat) atau angka “30“ atau simbol #### (Bivins, 1991:45-46).The seven point formula dalam pembuatan PRL, yaitu: · Subject : apa yang diungkapkan (ide pokok) dalam news release? · Organization : apa nama organisasi/perusahaan pengirim news release? · Location : di mana kegiatan yang diberitakan itu berlangsung? · Advantages : apakah ada sesuatu yang baru yang diungkapkan, apakah keuntungan/manfaat yang diperoleh darinya? · Application : apa kegunaannya? Siapa penggunanya? · Details : apa yang menjadi spesifikasi atau detail dari informasi tersebut. · Source : sumber pengirim news release yakni alamat yang dapat dihubungi untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai contoh barang, daftar harga, alamat “show room” dan sebagainya.

B. Penulisan Feature/Tuturan/Karangan Khas Publisitas tentang suatu informasi, kadang kali tidak cukup hanya disampaikan dalam bentuk Press Release, sehingga perlu disajikan lebih lengkap dan rinci dari hanya sekadar Press Release. Publisitas tersebut bisa dibuat dalam bentuk feature/tuturan/karangan khas. Sama dengan Press Release, isinya lebih kuat berupa penyampaian informasi yang perlu diketahui masyarakat dan bukan promosi.

Karangan khas/tuturan biasanya dibuat lebih dari satu, dengan isi berkaitan satu sama lain. Maksudnya agar redaksi bisa memilih mana yang cocok dan pas untuk penerbitnya. Slamet Soesono, dalam bukunya Teknik Penulisan Ilmiah Populer, menyebutkan struktur penulisan feature berbeda sekali dengan tulisan news (berita/Press Release) yang disusun seperti piramida terbalik yang hanya terdiri atas lead, tubuh dan penutup. Feature disusun seperti kerucut terbalik yang terdiri atas lead, jembatan di antara lead dan tubuh, tubuh tulisan dan penutup. Berikut bentuk feature: LEAD JEMBATAN TUBUH PENUTUP

1. Lead feature berisi hal yang penting untuk mengarahkan perhatian pembaca pada suatu hal yang akan dijadikan sudut pandang dimulainya tulisan. 
2. Jembatan bertugas sebagai perantara antara lead dan tubuh, yang dengan lead masih terkait, tetapi ke tubuh tulisan sudah mulai masuk. Ia semata-mata melukiskan identitas dan situasi dari hal yang akan dituturkan nanti. 
3. Tubuh feature berisi situasi dan proses, disertai penjelasan mendalam tentang mengapa dan bagaimana.
4. Penutup feature berupa alinea berisi pesan yang mengesankan. Pada garis besarnya ada tiga jenis penyajian tulisan ilmiah populer yang berbeda-beda kedalaman materinya, yaitu: 

• Penyajian deskriptif, yang hanya memberikan suatu pengetahuan sebagai kumpulan fakta sebagaimana adanya. 
• Penyajian deskriptif, tetapi disertai penjelasan tentang jalannya proses pembentukan, riwayat penemuan atau sejarah terjadinya hal, penjelasan mengapa sampai begitu dan bagaimana duduk perkaranya. 
• Penyajian deskriptif, yang disertai proses terjadinya, berikut alasan mengapa bisa terjadi dan bagaimana duduk perkaranya, ditambah dengan masalah yang berkaitan dengannya, berikut bagaimana jalan keluar atau pemecahan masalah itu. 

C. Penulisan Artikel Kini, setelah profesi tulis-menulis berkembang, mulailah dibedakan antara tulisan berisi fakta, peristiwa dan proses (yang disebut feature), tulisan berisi pendapat (yang disebut kolom opini) dan tulisan berisi sikap atau pendirian subyektif mengenai masalah yang sedang dibahas (yang disebut artikel). 

 

Tulisan opini tidak mempunyai struktur tertentu. Ia tidak mempunyai lead dan jembatan. Langsung saja berisi tubuh, diikuti langsung oleh pendapat penulis mengenai masalah itu. Karena itu, tulisan opini biasanya pendek. Kira-kira hanya sepanjang satu atau dua kolom dalam surat kabar (satu halaman dalam majalah), tulisan seperti itu disebut column. Penulisnya columnist. Artikel adalah sebuah tulisan yang isinya fakta berikut masalah (yang tidak hanya satu tetapi beberapa sekaligus yang saling berkait) diikuti pendirian subjektif yang disertai argumentasi berdasarkan teori keilmuwan dan bukti berupa data statistik yang mendukung pendirian itu. Seperti halnya kemampuan menulis feature, penulisan artikel dan opini pun sebaliknya dimiliki oleh mereka yang berprofesi Humas. 

 

D. Penulisan Advertorial (Pariwara) Menurut Hutabarat, pada dasarnya pariwara tidak banyak berbeda dengan feature. Beda nyatanya, pariwara lebih banyak bobot promosinya ketimbang informasi umumnya. Pariwara bisa digunakan untuk membangun citra. Kata pariwara merupakan padanan kata advertorial dari bahasa Inggris. Sedangkan kata Advertorial itu sendiri merupakan gabungan dari advertising dan editorial. Jadi advertorial merupakan gabungan antara iklan dan tajuk. Iklan jelas mempromosikan sesuatu, sedangkan tajuk membentuk opini. Jadi bisa dibayangkan bila keduanya digabungkan akan memberikan daya dukung yang kuat dalam membentuk opini publik, terutama membentuk citra yang baik atas subyek tulisan tersebut di mata publik (Hutabarat,1993:141). 

 

Berdasarkan pengamatan penulisan advertorial di berbagai surat kabar dan majalah, pesan-pesan yang disampaikan kepada publik menjadi cerita dan tulisan yang menarik, serta dilengkapi dengan data-data, bagan, foto, statistik, ilustrasi lainnya serta komentar pemakai produk tersebut, misalnya advertorial itu tentang kemujaraban suatu produk obat. Pemasangan pariwara ini tidak hanya pada perusahaan saja, bahkan beberapa negara asing melalui kedutaannya di sini memasang advertorial pada surat kabar terbitan daerah atau nasional. 

 

E. Penulisan Surat atau Komentar Pembaca Dalam upaya memelihara citra positif suatu perusahaan di mata publiknya, bagian Humas/Publik Relations suatu perusahaan akan selalu memantau umpan balik publik yang kemungkinan besar akan ditulis media massa cetak dalam bentuk surat pembaca atau komentar pembaca di surat kabar atau majalah. Bilamana ada suatu surat pembaca yang mengeluh tentang produk yang dijual, bagian Humas segera mengumpulkan data dan konfirmasi ke bagian produk misalnya, setelah itu melaporkan ke pihak manajemen (kalu perlu top manajemen) untuk segera menjawab masalah ini. Dalam menanggapai surat pembaca atau komentar pembaca itu, pelajarilah dengan seksama apa makna atau isi pokok yang terkandung dalam surat pembaca itu. Setelah itu kumpulkan data dan konfirmasi kepada bagian fungsi manajemen yang terkait dengan masalah itu agar jawaban yang dibuat lebih komprehensif dan bisa menetralisir opini publik yang cenderung negatif. 

 

F. Penulisan Naskah Pidato/Sambutan Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari: 

• Pendahuluan (berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang tujuan substansi yang dipidatokan supaya terbentuk hubungan berpikir dengan khalayak pendengar). 
• Inti materi pidato (uraian yang berisi argumentasi yang mengacu kepada topik pidato yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan). 
• Kesimpulan (berisi saripati dari keseluruhan materi yang dipidatokan). 

Secara singkat, prinsip-prinsip komposisi ialah: kesatuan, pertautan dan titik berat. Kesatuan berarti satunya isi, tujuan dan sifat. Tetapi kesatuan tanpa susunan gagasan yang teratur akan menimbulkan kebingungan. Karena itu diperlukan syarat kedua: pertautan. Setelah itu beberapa gagasan harus ditonjolkan, yang lain dikebelakangkan, sebagian ditekankan dan sebagian lagi diuraikan sambil lalu. Inilah yang kita sebut titik berat (Rakhmat,2000:30-31). 

 

Raymond S.Ross menganjurkan sistem penyusunan pesan pidato sebagai berikut: 

• Perhatian, timbulkan perhatian sehingga khalayak memiliki perasaan yang sama tentang masalah yang dihadapi. 
• Kebutuhan, bangkitkan minat dan terangkan perlunya masalah tersebut dengan menghubungkannya pada kebutuhan pribadi dan daya tarik motif. 
• Rencana, jelaskan pemecahan masalah tersebut dengan melihat pengalaman masa lalu, pengetahuan dan kepribadian khalayak. 
• Keberatan, kemukakan keberatan-keberatan, kontra-kontra argumentasi atau pemecahan lainnya. 
• Penegasan kembali, bila arah tindakan yang diusulkan telah terbukti paling baik, tegaskan kembali pesan tersebut dengan ikhtisar, tinjauan singkat, kata-kata pengingat dan visualisasi. 
• Tindakan, tujukan secara jelas tindakan yang harus mereka lakukan (dalam Rakhmat,2000:37-38). 

G. Penulisan Annual Report (Laporan Tahunan) Annual report (laporan tahunan) adalah sangat penting, sangat luas cakupan bacaannya dan sebagai publikasi yang sangat mahal yang dibuat oleh bagian Humas/Publik Relations. Penekanan kepentingannya tidak bisa terlalu tajam karena laporan tahunan ini juga dibuat untuk berbagai fungsi dan diperuntukkan bagi banyak publik yang berbeda. Robert S.Cole, dalam bukunya Public Relations, menyebutkan terdapat berbagai faktor dalam pembuatan laporan tahunan yang meliputi anggaran, alokasi sumber daya manusia dan kendala yang akan dihadapi, mengingat: 

• Publikasi laporan tahunan menceritakan kepada banyak publik akan gambaran keseluruhan tentang perusahaan yang telah lalu, yang sekarang dan yang akan datang. 
• Sangat sulit laporan tahunan untuk memenuhi kebutuhan banyak publik yang berlainan akan informasi perusahaan. Karakteristik sejumlah pembaca adalah ahli hukum, akunting, orang yang bergerak di sektor industri. 
• Pengelola perusahaan menyadari bahwa memproduksi laporan sangat tidak mendatangkan profit. v Tekanan batasan waktu selesainya laporan bisa menjadi sangat ketat, beberapa pekerjaan sudah dimulai saru tahun sebelumnya. 
• Menjaga berbagai kepentingan dalam pembuatan laporan tahunan. Setiap perusahaan mempunyai format dan gaya tersendiri dalam membuat buku laporan tahunannya. Semua itu sisesuaikan dengan corporate indentity. 

Tapi yang jelas dari tahun ke tahun pasti ada perubahan yang tidak pokok. Buku tahunan selain memberikan informasi terakhir perusahaan kepada publik, juga merupakan materi PR dan bahkan rujukan oleh siapa saja yang mau menulis tentang perusahaan. Terutama kalangan wartawan, amat membutuhkan data yang terdapat dalam buku laporan tahunan ini (Hutabarat, 1993:147-148). 

 

H. Prospektus (Selebaran) Prospectus (selebaran) dirancang dan dibuat oleh Public Relations. Adapun bentuk-bentuk selebaran itu sendiri sebagai berikut: 

• Leaflet: asal kata dari huruf leaf (daun), yaitu selebaran satu lembar tidak dilipat. 
• Folder: selebaran yang terdiri dari sejumlah halaman dilipat, dapat dimasukkan ke dalam amplop atau mudah dibawa dalam saku. 
• Brochures dan Booklets: selebaran berbentuk buku kecil, dijepit, atau dijahit. 
• Broadsheet:jenis lain folder tidak dilipat, ukurannya mirip halaman surat kabar. Poster dibuat dengan gaya ini. 
• Catalogues: brosur yang menggambarkan dan mengilustrasikan produk yang ditawarkan dan tertera harga produk tersebut. 
• Time Tables: seperti brosur pada umumnya, ukuran seperti airline time tables (daftar jadwal penerbangan) atau lebih kecil dari folder seperti jasa pelayanan bis dan kereta api. Kini selebaran jasa kereta api dan penerbangan sudah beralih dalam bentuk buku. 
• Picture Poscard: kartu pos bergambar ini merupakan salah satu publisitas yang banyak diminati pelanggan, seperti di hotel, pesawat dan kapal laut. Banyak juga orang yang mengoleksi kartu pos bergambar ini. 
• Hotel Stationery: blangko surat dan amplop yang ditempatkan di ruang hotel. Tidak hanya dipakai sebagai bentuk pelayanan tetapi digunakan sebagai sarana iklan. 
• Stuffer: sejumlah leatflet yang dimasukkan dalam bentuk kemasan. Biasanya berisi instruksi atau bagaimana menggunakan suatu produk dan bias juga digunakan sebagai iklan produk jenis lainnya. 
• Diaries: agenda diterbitkan setahun sekali. § Telephone number reminder: catatan nomor telepon berupa kartu gatung atau buku pencatat pesan seukuran saku. 
• Swing Tags: kartu berisikan macam-macam produk dan memberikan petunjuk bagaimana cara menggunakan produk itu dan cara memeliharanya. 
• Guarante Cards: kartu guarantee pembelian suatu produk. 
• Price List and Order From: daftar harga dan formulir pemesanan produk, tetapi dirancang agar memudahkan memperoleh informasi akurat tentang produk dan lengkap seperti jumlah barang dan pembayarannya (Jefkins.1991:102-104)